ความสำคัญของการจัดฝึกอบรมความปลอดภัยให้กับพนักงานก่อนเริ่มงาน

ความสำคัญของการจัดฝึกอบรมความปลอดภัยในการทำงาน

หากตั้งต้นของเรื่องราวในการอบรมความปลอดภัยให้กับพนักงานใหม่ก่อนเริ่มงานนั้นก็คงจะเป็นการบังคับของกฎหมายตาม พรบ. ความปลอดภัย ปี 2554 ที่บังคับให้นายจ้างทุกคนนั้นจะต้องทำการฝึกอบรมความปลอดภัยในลูกจ้างก่อนเริ่มทำงานเพื่อให้พนักงานทุกคนนั้นสามารถทำงานได้อย่างปลอดภัย

สาเหตุของการเกิดอุบัติเหตุส่วนใหญ่นั้นเราพบว่า

  • เกิดจากความผิดพลาดของเครื่องจักร และ สภาพแวดล้อม 5%
  • เกิดจากความประมาทของตัวบุคคล นิสัยชอบเสี่ยง ไม่ปฏิบัติตามกฎความปลอดภัย ไม่สวมใส่ PPE ขณะปฏิบัติงาน

การอบรมความปลอดภัยให้กับพนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

กระบวนการอบรมพนักงานใหม่อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่สิ่งที่เหมือนกันคือทำให้พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น ยิ่งในช่วงที่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 การทำงานจากที่บ้านก็เป็นอีกปัจจัยที่ต่างไปจากเมื่อก่อน แต่ไม่ว่าจะมีลักษณะการทำงานแบบใดการอบรมพนักงานใหม่ให้เข้าใจแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายขององค์กร รวมถึงหน้าที่ปฏิบัติ แนวทางเหล่านี้ก็สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกองค์กรเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุดของการอบรมพนักงานใหม่

1. จัดอบรมความปลอดภัยในการทำงานแบบออนไลน์ 

ด้วยสถานการณ์โควิด 19 ทำให้การจัดฝึกอบรมนั้นเป็นไปด้วยความยากลำบากกรมสวัสดิการจึงออกประกาศให้นายจ้างจัดอบรมความปลอดภัยให้กับลูกจ้างทางออนไลน์หลักสูตรอบรม จป สำหรับเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน

1.1 แจกคู่มือความปลอดภัยในการทำงานสำหรับพนักงานใหม่

คู่มือการทำงานจะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยทำให้องค์กรสามารถควบคุมมาตรฐานการทำงานของพนักงานทั้งใหม่และเก่าได้ แต่สำหรับพนักงานใหม่ การระบุหัวข้อการทำงาน รวมถึงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ออกมาเป็นข้อๆ ให้เข้าใจง่ายย่อมดีกว่าการเขียนในรูปแบบย่อหน้าเป็นไหน ๆ

1.2 อาจารย์ผู้ฝึกสอนจะต้องมีคุณสทบัติเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด เช่น จป วิชาชีพ ที่มีประสบการณ์

ไม่ใช่ว่าทุกคนจะสอนคนให้เข้าใจได้ในระดับเดียวกัน การกำหนดผู้สอน หรือผู้อบรมให้ชัดเจนและเหมาะสมเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม แต่หากมีผู้สอนหลายคนอาจทะให้เกิดความคลาดเคลื่อนในเนื้อหาที่สอน จนในที่สุดมาตรฐานในการทำงานก็ค่อยๆ แปรเปลี่ยนไปกลายเป็นขั้นตอนตามความเคยชินของผู้สอนคนนั้นๆ

1.3 ตระเตรียมทรัพยากรที่สำคัญ

ถึงบรรทัดนี้ คุณคงเห็นแล้วว่าการอบรมพนักงานใหม่เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการทุ่มเททรัพยากรเพื่อการอบรมพนักงานใหม่จึงสำคัญเช่นกันไม่ว่าจะเป็น เอกสารหรือเครื่องมือที่ใช้ในการสอน เวลา หรือทรัพยากรบุคคลที่ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งสิ้น ฯลฯ

1.4 กระบวนการประเมินผลหลังฝึกอบรม

การอบรมพนักงานใหม่แทบจะไม่มีความหมายเลยถ้าองค์กรไม่มีการประเมินผลพนักงานหลังการอบรม มิเช่นนั้นจะไม่ต่างจากการเรียนในมหาวิทยาลัยที่ไร้การสอบ

2. สร้างเช็คลิสต์สำหรับการเตรียมการอบรม (Training Preparation Checklist) 

พวกเราอาจจะมองเห็นว่ามีโปรแกรมใด ๆ บ้างที่จะใช้อบรมพนักงานและตรวจสอบได้ว่าพนักงานได้รับการอบรมครบแล้วหรือยัง แต่สิ่งที่หลาย ๆ คนลืมไปคือก่อนการอบรม เราเตรียมทุกสิ่งได้พร้อมแล้วหรือยัง

รายการตรวจสอบการเตรียมการอบรมควรประกอบไปด้วยสิ่งเหล่านี้ Teachme biz ได้รวบรวมมาให้เรียบร้อยแล้ว

  • ข้อควรปฏิบัติในองค์กร เช่นการแต่งกาย การเข้างานที่เหมาะสม
  • เรื่องที่พนักงานใหม่ควรทำในการทำงานวันแรก
  • สถานที่ เครื่องมือ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งจำเป็นในการอบรมของทุกโปรแกรมการอบรม
  • การมอบหมายรุ่นพี่หรือพี่เลี้ยงสำหรับพนักงานใหม่ อาจจะเป็น 1ต่อ1 หรือพี่เลี้ยง1คนต่อพนักงานใหม่หลายคนแล้วแต่ความเหมาะสม
  • โปรแกรมการอบรมที่อาจแตกต่างกันไปในพนักงานใหม่แต่ละคนที่อยู่คนละแผนกกัน
  • ลำดับความสำคัญของแต่ละโปรแกรมการอบรม เพราะไม่จำเป็นที่จะต้องอัดทุกหัวข้อการอบรมเข้าไปในเดือนแรกที่เข้าทำงาน
  • จัดสรรเวลาการประชุมเพื่อดูการตอบรับระหว่างพนักงานใหม่และผู้จัดการ

3. ผนวกรวม “แนวปฏิบัติที่ดี” (Best Practice) เข้าไปในกระบวนการอบรม 

การนำแนวปฏิบัติที่ดีไปใช้ในกระบวนการอบรมทำให้พนักงานใหม่เข้าใจได้ง่ายขึ้นเพราะมีจุดอ้างอิงที่สำคัญ

3.1 สร้างวันประทับใจแรกให้แก่พนักงานใหม่

โดยเฉพาะกรณีที่พนักงานใหม่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน หรือมาจากต่างสายงาน ไม่คุ้นเคยในอุตสาหกรรมขององค์กร การใช้เวลาให้พนักงานได้เข้าใจภาพรวมของอุตสาหกรรมขององค์กรรวมถึงงานที่พนักงานใหม่นั้นจะต้องทำว่ากำลังนำพาตัวพนักงานและองค์กรไปยังเป้าหมายใดจะสร้างแรงปลุกใจที่ดีให้กับพนักงานใหม่ด้วย

3.2 ใช้สื่อการอบรมหลากหลายมิติอย่างเหมาะสม

การสอนหลายครั้งที่อาจารย์ควรจะเปิดคลิปอุบัติเหตุให้กับนักเรียนได้เห็นภาพเพื่อสร้างความตระหนักเพิ่มขึ้นไปอีกในขณะเรียน ไม่ใช่สื่อการสอนรูปแบบเดียวจะใช้ได้ดีกับทุกหัวข้อการอบรม ตัวอย่างเช่น เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงอย่างขั้นตอนการทำงานด้านเทคนิค หรือการบริการลูกค้า ก็ควรให้พนักงานได้เห็นหน้างานจริง หรือเห็นภาพจริงจากการทำงานมากกว่าอ่านจากจากกระดาษเพียงอย่างเดียว หรืออาจประยุกต์ใช้เป็นการเรียนแบบ e-Learning พร้อมการประเมินท้ายบทเรียนก็สามารถประหยัดเวลาและแรงงาน และเพิ่มคุณภาพของการอบรมได้

3.3 รวบรวมคำถามที่เคยมีมาในอดีต

รวบรวมคำถามในอดีตสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือสำหรับโปรแกรมการอบรมนั้น ๆ  เพราะคำถามเหล่านี้แม้จะไม่ได้มาจากปากของพนักงานใหม่รุ่นปัจจุบันโดยตรงในตอนนี้ แต่ก็อาจจะมีคำถามนี้ในอนาคต เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องตั้งแต่การอบรมก่อนเริ่มงาน

เรื่องแปลกที่บางองค์กรพบเจอก็คือ มีแนวปฏิบัติที่ดีจากกรณีศึกษาจริง ๆ ในองค์กร หรือคำถามเด็ด ๆ ที่ใช้ในการอบรมแต่พนักงานปัจจุบันบางคนไม่เคยได้ยินมาก่อน ดังนั้นการรวมรวมแนวปฏิบัติที่ดีไม่เพียงแต่พนักงานใหม่เท่านั้นยังสามารถเอามาใช้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้อีกด้วย ยิ่งถ้าอยากทำให้มีการอัปเดตได้ง่าย ก็จะทำให้พนักงานกระตือรือร้นที่จะอัปเดตข้อมูลต่างๆ เอาไว้ เป็นการบริหารความรู้ (Knowledge Management) ขององค์กรได้เลย

4. อบรมไปถึงวัฒนธรรมขององค์กรไม่เพียงแต่หัวข้อการทำงานเท่านั้น 

องค์กรยักษ์ใหญ่ในโลกใบนี้ล้วนมีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันไป และนั่นก็เป็นวิสัยทัศน์ของผู้บริหารระดับสูงของแต่ละองค์กรว่าจะบริหารองค์กรในบรรยากาศแบบใด เราเคยพูดถึงเรื่องนี้กันครั้งหนึ่งใน “คิดอย่างไรให้สำเร็จแบบ Amazon

หากพนักงานใหม่ไม่รู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและทำงานไปตามวัฒนธรรมของตัวเอง การปรับตัวให้เข้ากับเนื้อหางาน การประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมหรือรุ่นพี่ไปจนถึงหัวหน้างานอาจทำได้ไม่ลื่นไหลนัก วิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสื่อสารวิสัยทัศน์ วัฒนธรรมต่าง ๆ ออกมาได้ดีถึงพนักงานทุกคน คือการใช้ข้อความวิดีโอ หรือ VDO message ที่สามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้ทันสมัยได้ง่าย เข้าถึงได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นทางสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์

นอกจากวัฒนธรรมที่ใช้ร่วมกันในองค์กรแล้ว วัฒนธรรมที่ปฏิบัติต่อคู่ค้ารวมไปถึงลูกค้าก็เป็นการนำทางให้พนักงานใหม่รู้ว่าควรจะปฏิบัติตนอย่างไรต่อทั้งคู่ค้าและลูกค้าเพื่อให้การติดต่อประสานงานกับนอกองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ขั้นตอนเหล่านี้จะมีเป็นวิดีโอให้ดูถึงวัฒนธรรมต่าง ๆ ที่รวบรวมมาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทก็เป็นแนวทางที่สื่อสารให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป : การอบรมความปลอดภัยในการทำงานให้กับพนักงานใหม่นอกจากจะทำให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจมากขึ้นแล้วยังสามารถลดอุบัติเหตุจากการทำงานได้อีกด้วยเนื่องจากผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมความปลอดภัยจะสามารถถูกวัดผลในการเรียนได้ก่อนที่จะออกมาทำงานจริง พนักงานจะทราบถึงอันตรายต่างๆที่เกิดจากการทำงาน เพื่อปฏิบัติตามมาตรการป้องกันภัยขององค์กรได้อย่างถูกต้อง