3. ผนวกรวม “แนวปฏิบัติที่ดี” (Best Practice) เข้าไปในกระบวนการอบรม 

การนำแนวปฏิบัติที่ดีไปใช้ในกระบวนการอบรมทำให้พนักงานใหม่เข้าใจได้ง่ายขึ้นเพราะมีจุดอ้างอิงที่สำคัญ

3.1 สร้างวันประทับใจแรกให้แก่พนักงานใหม่

โดยเฉพาะกรณีที่พนักงานใหม่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน หรือมาจากต่างสายงาน ไม่คุ้นเคยในอุตสาหกรรมขององค์กร การใช้เวลาให้พนักงานได้เข้าใจภาพรวมของอุตสาหกรรมขององค์กรรวมถึงงานที่พนักงานใหม่นั้นจะต้องทำว่ากำลังนำพาตัวพนักงานและองค์กรไปยังเป้าหมายใดจะสร้างแรงปลุกใจที่ดีให้กับพนักงานใหม่ด้วย

3.2 ใช้สื่อการอบรมหลากหลายมิติอย่างเหมาะสม

การสอนหลายครั้งที่อาจารย์ควรจะเปิดคลิปอุบัติเหตุให้กับนักเรียนได้เห็นภาพเพื่อสร้างความตระหนักเพิ่มขึ้นไปอีกในขณะเรียน ไม่ใช่สื่อการสอนรูปแบบเดียวจะใช้ได้ดีกับทุกหัวข้อการอบรม ตัวอย่างเช่น เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงอย่างขั้นตอนการทำงานด้านเทคนิค หรือการบริการลูกค้า ก็ควรให้พนักงานได้เห็นหน้างานจริง หรือเห็นภาพจริงจากการทำงานมากกว่าอ่านจากจากกระดาษเพียงอย่างเดียว หรืออาจประยุกต์ใช้เป็นการเรียนแบบ e-Learning พร้อมการประเมินท้ายบทเรียนก็สามารถประหยัดเวลาและแรงงาน และเพิ่มคุณภาพของการอบรมได้

3.3 รวบรวมคำถามที่เคยมีมาในอดีต

รวบรวมคำถามในอดีตสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือสำหรับโปรแกรมการอบรมนั้น ๆ  เพราะคำถามเหล่านี้แม้จะไม่ได้มาจากปากของพนักงานใหม่รุ่นปัจจุบันโดยตรงในตอนนี้ แต่ก็อาจจะมีคำถามนี้ในอนาคต เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องตั้งแต่การอบรมก่อนเริ่มงาน

เรื่องแปลกที่บางองค์กรพบเจอก็คือ มีแนวปฏิบัติที่ดีจากกรณีศึกษาจริง ๆ ในองค์กร หรือคำถามเด็ด ๆ ที่ใช้ในการอบรมแต่พนักงานปัจจุบันบางคนไม่เคยได้ยินมาก่อน ดังนั้นการรวมรวมแนวปฏิบัติที่ดีไม่เพียงแต่พนักงานใหม่เท่านั้นยังสามารถเอามาใช้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้อีกด้วย ยิ่งถ้าอยากทำให้มีการอัปเดตได้ง่าย ก็จะทำให้พนักงานกระตือรือร้นที่จะอัปเดตข้อมูลต่างๆ เอาไว้ เป็นการบริหารความรู้ (Knowledge Management) ขององค์กรได้เลย

4. อบรมไปถึงวัฒนธรรมขององค์กรไม่เพียงแต่หัวข้อการทำงานเท่านั้น 

องค์กรยักษ์ใหญ่ในโลกใบนี้ล้วนมีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันไป และนั่นก็เป็นวิสัยทัศน์ของผู้บริหารระดับสูงของแต่ละองค์กรว่าจะบริหารองค์กรในบรรยากาศแบบใด เราเคยพูดถึงเรื่องนี้กันครั้งหนึ่งใน “คิดอย่างไรให้สำเร็จแบบ Amazon”

หากพนักงานใหม่ไม่รู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและทำงานไปตามวัฒนธรรมของตัวเอง การปรับตัวให้เข้ากับเนื้อหางาน การประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมหรือรุ่นพี่ไปจนถึงหัวหน้างานอาจทำได้ไม่ลื่นไหลนัก วิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสื่อสารวิสัยทัศน์ วัฒนธรรมต่าง ๆ ออกมาได้ดีถึงพนักงานทุกคน คือการใช้ข้อความวิดีโอ หรือ VDO message ที่สามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้ทันสมัยได้ง่าย เข้าถึงได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นทางสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์

นอกจากวัฒนธรรมที่ใช้ร่วมกันในองค์กรแล้ว วัฒนธรรมที่ปฏิบัติต่อคู่ค้ารวมไปถึงลูกค้าก็เป็นการนำทางให้พนักงานใหม่รู้ว่าควรจะปฏิบัติตนอย่างไรต่อทั้งคู่ค้าและลูกค้าเพื่อให้การติดต่อประสานงานกับนอกองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ขั้นตอนเหล่านี้จะมีเป็นวิดีโอให้ดูถึงวัฒนธรรมต่าง ๆ ที่รวบรวมมาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทก็เป็นแนวทางที่สื่อสารให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป : การอบรมความปลอดภัยในการทำงานให้กับพนักงานใหม่นอกจากจะทำให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจมากขึ้นแล้วยังสามารถลดอุบัติเหตุจากการทำงานได้อีกด้วยเนื่องจากผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมความปลอดภัยจะสามารถถูกวัดผลในการเรียนได้ก่อนที่จะออกมาทำงานจริง พนักงานจะทราบถึงอันตรายต่างๆที่เกิดจากการทำงาน เพื่อปฏิบัติตามมาตรการป้องกันภัยขององค์กรได้อย่างถูกต้อง